In breve
- Porta dentro i contratti attivi e le pratiche in corso: lo storico chiuso resta dov’è.
- La priorità assoluta sono le pratiche in lavorazione, perché sono quelle che si perdono durante il passaggio.
- POD e PDR vanno verificati in ingresso: un codice sbagliato importato è un errore che si propaga.
La migrazione di un portafoglio spaventa più di quanto dovrebbe, e il motivo è che viene immaginata come un’operazione totale: portare dentro tutto, dal primo contratto del 2019 all’ultimo storno. Impostata così diventa un progetto che si rimanda, e intanto si continua a lavorare sul file.
La migrazione che riesce è selettiva: porta dentro ciò che è vivo — contratti attivi, pratiche in corso, scadenze da presidiare — e lascia lo storico chiuso dov’è, consultabile ma fuori dal sistema nuovo. È un lavoro di giorni, non di mesi.
01Cosa portare e cosa lasciare
| Dato | Portare? | Perché |
|---|---|---|
| Pratiche in corso, non ancora attivate | Sì, per prime | Sono quelle che si perdono nel passaggio |
| Contratti attivi con scadenza condizioni | Sì | È il portafoglio da presidiare: il valore vero |
| Anagrafiche clienti con POD e PDR | Sì | Base di tutto: senza, nessuna pratica futura |
| Consensi raccolti e loro origine | Sì | Servono a dimostrare la liceità dei contatti |
| Provvigioni ancora nel periodo di storno | Sì | Sono le uniche ancora contestabili |
| Contratti cessati da oltre due anni | No | Sporcano le ricerche e falsano gli indicatori |
| Provvigioni chiuse e già liquidate da anni | No | Restano nella contabilità |
| Contatti mai lavorati di provenienza incerta | No | Se non sai da dove vengono, non vanno importati |
02L’ordine delle operazioni
- 1
Definisci gli stati prima di importare
Quali fasi attraversa un contratto nella tua agenzia: raccolto, in verifica, inviato, attivato, non attivato, stornato. Importare senza aver deciso gli stati produce dati che non significano niente.
- 2
Configura i piani provvigionali
Per ciascun mandato e tipologia. È il lavoro che rende utile tutto il resto: senza, importi contratti senza il loro valore.
- 3
Pulisci il file prima di caricarlo
Duplicati, POD incompleti, codici fiscali errati, denominazioni incoerenti. Pulire fuori è molto più veloce che correggere dentro.
- 4
Importa le anagrafiche
Con una prova su venti righe prima del caricamento completo: gli errori di formato sui codici emergono lì.
- 5
Carica le pratiche in corso, una per una
Sono poche e sono le più importanti. Vanno inserite a mano con lo stato reale e la data in cui ci sono entrate.
- 6
Importa i contratti attivi con le scadenze
È il portafoglio da presidiare nei mesi successivi.
- 7
Registra le provvigioni ancora contestabili
Quelle nel periodo di storno: sono le uniche su cui potrai ancora agire.
- 8
Verifica un mese in doppio
Confronta il primo cedolino provvigionale con l’atteso del nuovo sistema: se quadrano, la migrazione è riuscita.
03Le verifiche del primo mese
Cosa controllare, in ordine
- I POD e i PDR importati hanno tutti il formato corretto?
- Il numero di contratti attivi coincide con quello del portale del mandante?
- Le pratiche in corso nel sistema sono le stesse che risultano in lavorazione?
- Le provvigioni attese calcolate dal sistema corrispondono al piano del mandato?
- Gli incaricati vedono solo il proprio portafoglio?
- Le scadenze delle condizioni di prezzo sono state importate con la data giusta?
- Il primo cedolino provvigionale quadra con l’atteso? Se no, le differenze sono spiegabili?
Controllo di quadratura = Contratti attivi a sistema − Contratti attivi sul portale del mandante
Deve tendere a zero. Una differenza persistente indica pratiche importate con lo stato sbagliato o contratti che il mandante non riconosce: in entrambi i casi è meglio scoprirlo il primo mese che al primo cedolino contestato.
Con Omega
Entrare e uscire senza ostaggi
- Importazione delle anagrafiche da file, con prova prima del caricamento definitivo.
- Stati del contratto e piani provvigionali configurabili prima di importare.
- Provvigione attesa calcolata su ogni contratto, da confrontare con il cedolino.
- Esportazione completa dei tuoi dati quando vuoi, in formato leggibile.
