In breve
- Il portale mostra gli esiti secondo il mandante: senza un tuo archivio non hai un secondo dato con cui confrontarli.
- Con più mandati i portali diventano tre o quattro, e nessuno vede il quadro complessivo della tua agenzia.
- Quando il mandato finisce, l’accesso finisce: la storia del tuo lavoro deve stare da un’altra parte.
Ogni venditore mette a disposizione della propria rete un portale: si caricano i contratti, si seguono gli esiti, si scaricano i cedolini provvigionali. Funziona, ed è comprensibile che molte agenzie si fermino lì: lo strumento c’è, è gratuito e lo impone il mandante.
Il limite non è tecnico ma di prospettiva. Quel portale è costruito per far funzionare la rete dal punto di vista del venditore, non per far funzionare la tua azienda. Le due cose coincidono su molte cose e divergono su tre che contano parecchio: la verifica di quanto ti viene pagato, la gestione di più mandati e cosa ti resta quando il rapporto finisce.
01Cosa mostra e cosa non mostra
| Portale del mandante | Sistema dell’agenzia | |
|---|---|---|
| Stato delle pratiche | Sì, secondo la sua elaborazione | Sì, con il tuo storico |
| Cedolino provvigionale | Sì, come risultato | Come verifica indipendente |
| Dettaglio degli storni | Spesso sintetico | Riga per riga, se lo registri |
| Più mandati insieme | No, uno per portale | Sì, in un quadro unico |
| Attività della tua rete | Solo ciò che passa da lì | Tutto, contatti compresi |
| Documentazione che hai consegnato | Di norma no | Sì, allegata al contratto |
| Provenienza e consensi del contatto | No | Sì |
| Accesso dopo la fine del mandato | No | Sì |
02La riconciliazione, che è il punto
È l’attività che quasi nessuna agenzia fa con metodo, e che quasi sempre paga più di qualunque azione commerciale: confrontare ogni mese ciò che ti aspettavi con ciò che è stato liquidato, contratto per contratto, e chiedere conto delle differenze.
- 1
Registra la provvigione attesa alla raccolta
Nel momento in cui il contratto entra, con il piano applicabile a quel mandato e a quella tipologia. Se lo fai dopo, stai copiando il cedolino invece di verificarlo.
- 2
Aggiorna lo stato a ogni esito
Attivato, non attivato, ripensamento, storno. Sono le informazioni che il portale ti dà: vanno riportate nel tuo archivio.
- 3
Confronta il cedolino con l’atteso
Riga per riga. Le differenze si concentrano quasi sempre su pochi casi ricorrenti: tipologia di cliente classificata diversamente, consumo diverso da quello dichiarato, data di attivazione.
- 4
Verifica gli storni uno per uno
Ogni storno deve essere riconducibile a un contratto e a una causa. Uno storno senza riferimento va contestato, non accettato.
- 5
Contesta entro i termini
I contratti di agenzia prevedono termini per le contestazioni dei conteggi: oltre quelli, anche l’errore evidente diventa definitivo.
- 6
Ribalta sulla rete solo il verificato
Recuperare da un sub-agente uno storno che non hai verificato è il modo migliore per perdere l’incaricato e avere torto.
Recupero annuo dalla riconciliazione ≈ Provvigioni annue × Tasso di differenze non rilevate
Anche un 2% di differenze su 80.000 € di provvigioni annue sono 1.600 € l’anno che restano dove sono se nessuno li cerca. È quasi sempre più del costo dello strumento che serve a trovarli.
03Il giorno in cui il mandato finisce
È lo scenario che nessuno mette in conto e che nel settore accade regolarmente: un mandato non viene rinnovato, cambiano le condizioni, il venditore riorganizza la rete. Da quel momento l’accesso al portale si chiude, e con esso la storia operativa di anni di lavoro.
Cosa deve restare tuo, comunque
- Anagrafiche dei clienti che hai acquisito, con i consensi raccolti e la loro origine.
- Storico dei contratti: cosa hai venduto, quando, a quali condizioni.
- Scadenze delle condizioni di prezzo del portafoglio.
- Documentazione consegnata a ciascun cliente.
- Contatti mai convertiti, con l’esito e la data.
- Dati della rete: mandati, formazione, produzione per incaricato.
- Storico provvigionale, per le verifiche successive alla chiusura.
Con Omega
Un archivio che resta tuo
- Contratti, clienti e provvigioni sotto la tua agenzia, non sotto un mandato.
- Più mandati con piani provvigionali distinti, in un quadro unico.
- Provvigione attesa registrata alla raccolta, per confrontarla con il cedolino.
- Esportazione completa dei tuoi dati quando vuoi.
