Il gestionale di chi vende luce e gas si aggiorna da solo

Non le aggiorni tu. Ogni notte il gestionale scarica accise, IVA e componenti regolate dagli open data del Portale Offerte di ARERA — gli stessi numeri con cui il Portale calcola la spesa annua delle offerte — e una volta al mese gli indici PUN, PSV, PE e CMEM, che a pubblica diffusione escono mensili. Non serve nessuna credenziale. Un valore nuovo non sovrascrive il vecchio: chiude quello vecchio con la sua data di fine e ne apre uno nuovo, così un ricalcolo di gennaio continua a usare i numeri di gennaio e le bollette già emesse non cambiano sotto i piedi. E se hai corretto una riga a mano, l’import non te la tocca: te la segnala come divergente. Il PDF delle aliquote dell’Agenzia delle Dogane si controlla ogni mese: quando cambia, il gestionale apre da solo una variazione normativa nella coda di lavoro invece di aspettare che qualcuno legga la circolare.

A tracciati, e in un ordine obbligato: società e marchi, offerte, rete, clienti, punti di fornitura, contratti, mandati di addebito, misure storiche, fatture storiche, partite aperte, storico dei pagamenti, casi di credito, reclami, provvigioni. Sono quattordici, e il gestionale ti dice quali mancano prima che tu apra il file, non a metà caricamento. Le colonne del tuo file le riconosce da solo, tu correggi quello che ha sbagliato e salvi la mappatura con un nome: il file del mese dopo la riusa. Ogni tracciato si carica prima in prova — stesse righe, nessuna scrittura, rapporto degli errori con il numero di riga del file originale — e si va a lotti da cinquecento righe, riprendibili. Le fatture storiche entrano come storico: non consumano i tuoi numeri di fattura e non vengono ritrasmesse al Sistema di Interscambio. Un caricamento sbagliato si annulla per intero, e alla fine la riconciliazione confronta punti attivi, saldo delle partite e provvigioni in corso con i numeri che avevi prima.

L’ambiente si crea mentre rispondi alle domande dell’avvio, e le tabelle di legge le trovi già compilate. Da lì il tempo che serve è quello dei tuoi file, non del programma: ogni tracciato si carica prima in prova, quindi il primo giro serve a vedere gli errori, non a subirli. Il momento in cui si decide davvero è il primo ciclo di fatturazione, che si fa in simulazione. Nessuno ti chiede di spegnere il sistema di prima nello stesso giorno.

Vedono il loro reparto, non tutto il gestionale. I reparti sono sette — commerciale, back office, fatturazione, credito, servizio clienti, amministrazione, direzione — e ognuno apre solo i moduli che gli servono: chi lavora sulle misure non attraversa il credito. Quello che non fai lo spegni da Impostazioni e sparisce dal menu, e la scelta fatta in avvio ne spegne già metà: un’agenzia non vede fatturazione, accise e credito. Chi ha bisogno di due reparti li ha tutti e due; nessuno si trova davanti quarantasei voci il primo giorno.

Ogni elenco del gestionale si esporta in un file CSV con le colonne che vedi a schermo — clienti, punti, contratti, misure, fatture, partite, provvigioni, reclami — e il registro dei reclami esce anche nella forma dell’art. 34, quella che si consegna in un controllo. I documenti fiscali restano quello che sono: fatture XML, ricevute del Sistema di Interscambio, PDF delle bollette ed elementi di dettaglio, conservati a norma per dieci anni e intestati a te. E le cose che contano davvero non sono nostre nemmeno adesso: l’accreditamento al SII, i rapporti con il grossista e i tuoi codici sono e restano della tua società.

Sì, ed è una delle tre scelte in avvio. Con più mandanti, ogni contratto sa a quale è andato e su quale piano provvigionale è calcolato. Il rendiconto segue l’ordine di calcolo dell’art. 1749 del codice civile, con il massimale Enasarco cumulato sull’anno, la distinzione fra mono e plurimandatario, il FIRR a carico del preponente e il procacciatore senza Enasarco né FIRR.

Il gestionale gestisce le pratiche, gli stati, i tempi e l’archivio dei messaggi in XML, e importa i flussi di misura e le fatture elettroniche del grossista. L’accreditamento al SII e le credenziali dei portali sono tuoi e restano tuoi: sono rapporti tra la tua società e Acquirente Unico, non tra noi e loro. Dove esiste un canale automatico lo colleghi con le tue credenziali; dove non esiste, carichi il file e il resto è automatico.

È fatta sull’Allegato A della delibera 315/2024, che dal 1° luglio 2025 ha sostituito integralmente la Bolletta 2.0 della 501/2014: Frontespizio, Scontrino dell’energia con la quota fissa in €/mese per i mesi fatturati e la quota potenza in €/kW, Box dell’offerta congelato all’emissione con codice offerta e indice di aggiornamento, elementi informativi essenziali e QR degli elementi di dettaglio. I controlli prima dell’emissione rifiutano gli errori che la delibera vieta — per esempio uno Scontrino che espone i consumi per fascia, che viola l’art. 6.4. Sul contratto vale il secondo strato: la 386/2025, obbligatoria dal 1° aprile 2026 sulle offerte nuove e da applicare a tutti i contratti in essere entro il 1° gennaio 2027, e il gestionale ti elenca le offerte non conformi con quanti contratti attivi hanno ciascuna. Il layout resta tuo: intestazione, colori e piè di pagina si impostano nei modelli.

La simulazione non produce numeri di fattura e si può rilanciare quante volte serve, anche più volte nello stesso mese. L’emissione è un passaggio separato e da lì la bolletta è congelata: righe, imposte e totali restano quelli, e una correzione è una nota, non una riscrittura. È il motivo per cui a due anni di distanza si ristampa un documento identico all’originale.

Il piano dice a quale evento la provvigione matura — contratto validato, switch eseguito, prima fattura emessa o incassata, N mesi di permanenza — e sotto quale soglia di permanenza si storna. Quando arriva uno switch-out precoce, un insoluto o un ripensamento, lo storno è una riga con causa e data accanto a quella che l’aveva maturata: nel rendiconto si vede la differenza, e con l’agente non si discute a memoria.

Sì, e ce l’hanno da subito, inclusa nel gestionale: l’area clienti si installa sul telefono come un’app, con il tuo nome, la tua icona e i tuoi colori. Mandi il link o stampi il QR che trovi nel gestionale, il cliente la aggiunge alla schermata Home e da lì riceve gli avvisi di bollette e scadenze. Non servono account né pubblicazioni sugli store. Nome, logo, colori e recapiti li prende dal gestionale: li cambi lì e cambiano sul telefono dei tuoi clienti. Se vuoi, la stessa app può uscire anche su App Store e Google Play con i tuoi account sviluppatore Apple e Google, così resta tua: nel gestionale c’è la guida a passi per aprirli.

No. Il gestionale funziona con i tuoi rapporti: il tuo grossista o UdD, il tuo accreditamento al SII, il tuo canale di fatturazione elettronica, il tuo centro stampa se mandi bollette di carta. Sono cose che porti tu e che restano tue; noi ti diamo il posto dove tenerle insieme.