In breve
- Le tre evidenze che contano: cosa hai consegnato, perché avevi il diritto di chiamare, chi ha venduto.
- Un archivio organizzato per data non serve: le richieste arrivano per cliente o per incaricato.
- La tracciabilità protegge l’agenzia anche dai propri incaricati, non solo dai controlli esterni.
La vendita di energia è un’attività presidiata: l’Autorità disciplina la condotta commerciale, la disciplina sui dati personali regola i contatti, e il venditore mandante fa le proprie verifiche sulla rete. In tutti e tre i casi la domanda che arriva è la stessa, formulata in modi diversi: **fammi vedere**.
Ed è qui che quasi tutte le agenzie scoprono di avere un problema diverso da quello che pensavano. Non è che abbiano venduto male: è che non riescono a dimostrare di aver venduto bene. Il contratto è nel portale del mandante, la documentazione è in una cartella, il consenso era su un modulo che nessuno ha archiviato, e l’incaricato che ha raccolto quel contratto non lavora più con loro da un anno.
01Le tre evidenze che contano
| Domanda che arriva | Cosa devi poter esibire |
|---|---|
| Cosa è stato detto al cliente prima della firma? | La documentazione precontrattuale consegnata, con data e canale |
| Perché avete contattato questa persona? | Origine del contatto, consenso raccolto, verifica del Registro delle opposizioni |
| Chi ha raccolto questo contratto? | Incaricato identificato, con mandato e formazione documentati |
| Il cliente aveva titolo per firmare? | Identificazione dell’intestatario e documenti raccolti |
| La conferma del contratto è stata eseguita? | Esito della verifica, con data |
| Come avete risposto al reclamo? | Reclamo, risposta motivata e data di invio |
02Come si organizza un archivio che regge
Il criterio è semplice e quasi sempre disatteso: l’archivio va organizzato come arrivano le domande. Le richieste non arrivano mai per data — arrivano per nome del cliente, per numero di telefono, per incaricato, per periodo di una campagna. Una cartella per mese non risponde a nessuna di queste.
Cosa deve essere collegato a ogni contratto
- Documentazione precontrattuale consegnata, nella versione vigente in quel momento.
- Copia del contratto sottoscritto e dei documenti di identificazione raccolti.
- Canale e data della raccolta, con il luogo se fuori dai locali commerciali.
- Incaricato che lo ha raccolto, identificato in modo stabile.
- Esito della conferma del contratto, dove prevista.
- Origine del contatto e consensi raccolti, con la data.
- Esiti successivi: attivazione, ripensamento, reclamo, storno.
- Eventuali registrazioni, dove il canale le prevede.
03La tracciabilità protegge anche da dentro
È l’aspetto meno raccontato e spesso il più utile. Un’agenzia risponde della condotta dei propri incaricati, ma senza tracciabilità non è in grado né di accorgersene in tempo né di dimostrare di essere intervenuta. Sono due cose diverse e servono entrambe.
- Accorgersene in tempo: indicatori per persona — reclami, ripensamenti, storni — che segnalano un comportamento anomalo mesi prima che lo faccia il mandante.
- Dimostrare di essere intervenuti: le segnalazioni ricevute, le verifiche svolte e i provvedimenti presi, con le date. Un’agenzia che ha vigilato e documentato ha una posizione diversa da una che non sapeva.
- Attribuzione stabile: il contratto resta legato a chi lo ha raccolto anche dopo che quella persona ha lasciato la rete.
- Formazione documentata: attestati e date, perché la formazione della rete è ciò che il mandante chiede per primo.
- Storico delle modifiche: chi ha cambiato un dato e quando, perché in un settore vigilato la ricostruzione deve essere possibile.
- Liste di esclusione applicate: chi ha chiesto di non essere più contattato non deve poter rientrare in una campagna successiva.
Costo di un’evidenza mancante = Contratti coinvolti × Provvigione media + Rischio sul mandato
La prima parte è calcolabile; la seconda no, ed è quella che conta. Un mandato revocato per problemi di condotta della rete azzera il valore di un’agenzia costruita in anni.
Con Omega
Quello che è stato fatto resta dimostrabile
- Documentazione consegnata allegata al contratto, nella versione di quel momento.
- Origine del contatto e consensi con data, per ogni nominativo.
- Contratto legato all’incaricato che lo ha raccolto, anche anni dopo.
- Reclami, verifiche e provvedimenti tracciati fino alla chiusura.
